EDUCATION OF MANAGEMENT BASIC STATE ISLAMIC UNIVERSITY OF SULTAN SYARIF KASIM RIAU

Mata Kuliah :                                                                                        Dosen Pembimbing Dasar-dasar Managemen                                                                   Wahyunis, SP., M.Si

Perencanaan Dalam Managemen

 

DI SUSUN

OLEH :

NAMA    :    SANNY LESTARI LUBIS

                            NIM           :     11382205258

                            KELAS   :        III E

JURUSAN AGROTEKNOLOGI

FAKULTAS PERTANIAN DAN PETERNAKAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIM RIAU

PEKANBARU

2014/2015

KATA PENGANTAR

            Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas rahmat dan nikmat yang telah dilimpahkan kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah yang berjudul ”Perencanaan Dalam Managemen”. Terselesainya makalah  ini tidak lepas dari dukungan beberapa pihak yang telah memberikan kepada penulis berupa motivasi, baik materi maupun moril. Oleh karena itu, penulis bermaksud mengucapkan banyak terima kasih kepada seluruh pihak yang tak dapat saya sebutkan satu persatu, semua yang telah membantu terselesaikannya makalah ini. Penulis menyadari bahwa penyusunan makalah ini belum mencapai kesempurnaan, sehingga kritik dan saran yang bersifat membangun sangat penulis harapkan dari berbagai pihak demi kesempurnaan makalah ini. Akhirnya penulis berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Pekanbaru, Oktober  2014

Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..................................................................................................... i

DAFTAR ISI.................................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN................................................................................................ 1

      1.1 Latar belakang.............................................................................................................. 1

1.2 Rumusan masalah......................................................................................................... 2

      1.3 Tujuan........................................................................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN................................................................................................. 3

      2.1 Pengertian Dan Pentingnya Perencanaan..................................................................... 3

2.2 Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi-Fungsi Manajemen Lainnya ........................ 8

2.3 Tipe-Tipe Perencanaan.................................................................................................. 9

2.4 Proses Penyusunan Perencanaan................................................................................. 10

2.5 Pendekatan Dalam Perencanaan.................................................................................. 11

2.6 Perbedaan Tujuan dan Rencana.................................................................................. 11

2.7 Masalah Kontemporer Dalam Perencanaan................................................................. 12

2.8 Perencanaan Yang Efektif Dalam Lingkungan Dinamis............................................. 13

      BAB III PENUTUP........................................................................................................ 17

3.1 Kesimpulan.................................................................................................................. 17

      3.2 Saran............................................................................................................................ 17

3.3 Daftar Pustaka............................................................................................................. 18

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setiap kegiatan organisasinya, baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen karyawan baru, program penjualan produk baru, maupun perencanaan anggarannya. Perencanaan (planning) merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya. Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan prosesproses perencanaan. Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan diperlukan dalam jenis kegiatan baik itu kegiatan oranisasi, perusahaan maupun kegiatan di masyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.

Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutma dalam menghadapi lingkungan eksternal yangberubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan). Pokok pembahasan pada makalah ini berfokus pada elemen-elemen tertentu dari proses perencanaan dan proses yang sangat berhubungan dengan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Kemudian memperkenalkan konsep perencanaan dan menyajikan sejumlah pendekatan untuk mengefektifkan perencanaan dari berbagai jenis.

Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.

1.2   Rumusan Masalah

Dari uraian latar belakang di atas dapat ditarik beberapa rumusan masalah, yaitu:

1.      Apa pengertian perencanaan, Pentingnya Perencanaan?

2. Apa saja tipe-tipe perencanaan?
3. Hambatan apa saja yang ada dalam perencanaan dan bagaimana cara mengatasinya?

1.3   Tujuan

Sesuai dengan masalah yang dihadapi maka makalah ini bertujuan untuk :

1.      Mengetahui pengertian perencanaan;

2.      Mengetahui macam-macam perencanaan;

3.      mengetahui apa saja hambatan yang ada dalam perencanaan dan cara mengatasinya.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Dan Pentingnya Perencanaan

1. Pengertian perencanaan

Masing-masing orang memberikan pemahaman yang berbeda sesuai dengan bidang yang mereka kaji dan amati dalam perencanaan. Namun, dalam konteks ini perencanaan diartikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan sasaran, menentukan pilihan-pilihan tindakan yang akan dilakukan dan mengkaji cara-cara terbaik untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Dengan demikian, perencanaan mengandung beberapa arti antara lain:

• Proses. Yaitu suatu konsep dasar yang menjelaskan bahwa kegiatan yang dilakukan akan berjalan sesuai dengan tahap-tahap yang di tentukan.dalam hal ini kegiatan dalam perencanaan dilakukan menurut proses yang berlaku.
• Penetapan tujuan dan sasaran. Yaitu kegiatan merencanakan ke arah mana organisasi dapat menetapkan tujuan nya secara khusus ataupun umum,tujuan jangka panjang maupun tujuan jangka pendek.
• Pemilihan tindakan. Yaitu organisasi harus mengoptimalkan pada beberapa tindakan yang efektif ketimbang harus menggunakan semua tindakan yang kadang kala tidak efektif
• Mengakaji cara terbaik. Walaupun pilihan tindakan itu sudah dianggap baik namun bisa saja tetap tidak efektif kalau dilakukan dengan cara kurang baik.sebaliknya,sesuatu yang baik apabila dilakukan dengan cara yang baik pula maka akan menghasilkan sesuatu yang efektif.
• Tujuan . Hal ini menyangkut hasil akhir atau sasaran khusus yang diinginkan oleh organisasi.keinginan itu bisa dinyatakan dalam suatu standar-standar yang berlaku baik kualitatif maupun kuantitatif.

Jadi dapat disimpulkan bahwa perencanaan adalah tindakan integratif yang mencoba untuk memaksimumkan efektifitas secara total dari organisasi sehingga apa yang dibutuhkan tercapai. Dengan demikian perncanaan paling tidak harus memiliki tiga aspek utama yaitu,

a.       Menyangkut masa yang akan datang.

b.       Harus menyangkut tindakan.

c.       Memiliki serangkaian tindakan di masa yang akan datang yang akan diambil oleh perencana.

2.      Pentingnya Suatu Perencanaan

Perencanaan sangat penting dan perlu untuk setiap usaha mencapai tujuan. Alasan ini didasarkan pada suatu pandangan bahwa kondisi masa depan tidaklah pasti. Lingkungan yang berubah begitu cepat menuntut siapa pun baik perseorangan maupun lembaga untuk selalu membuat rencana. Tanpa membuat perencanaan, organisasi akan kehilangan arah dan sulit untuk mengantisipasi ancaman perubahan lingkungan. Banyak faktor yang mempengaruhi pentingnya pembuatan suatu perencanaan antara lain; perubahan ekonomi, kemajuan teknologi, perubahan iklim, perubahan selera konsumen, gejolak politik, dan sistem keamanaan yang tidak terjamin memberikan banyak tantangan yang harus dihadapi walaupun penuh dengan resiko. Selain untuk lebih memantapkan arah bagi organisasi dalam mencapai tujuannya, perencanaan juga memiliki peranan penting lainnya, seperti:

a)   Untuk mengkooordinasikan usaha-usaha

Didalam suatu organisasi pekerjaan-perkerjaan dilakukan individu dan kelompok yang memiliki tujuan dan kepentingan yang berbeda-beda. Maka perlu dilakukan koordinasi, agar tujuan dan kepentingan itu tidak keluar dari tujuan organisasi.

b)   Untuk mengatasi perubahan

Dengan adanya perencanaan yang matang maka perubahan-perubahan potensial yang akan terjadi akan dapat diantisipasi secepat mungkin.

c)    Untuk pengembangan manajer

Manajer harus bertindak proaktif dan membuat hal-hal terjadi dan bukan sebaliknya, bertindak rekatif dan membiarkan hal-hal terjadi. Tindakan perencanaan akan mempertajam kemampuan manajer untuk berfikir ketika mereka mempertimbangkan gagasan-gagasan abstrak dan kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi.

d)   Untuk pengembangan standar kinerja

Keberhasilan yang dicapai pada masa lalu akan menjadi standar kinerja untuk masa yang akan datang. Tanpa perencanaan, standar performa mungkin menjadi tidak rasional dan subjektif.

2.2 Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi-Fungsi Manajemen Lainnya

Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling tergantungdan berinteraksi.

ü  Pengorganisasian dan penyusunan personalia

Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya-sumber daya keuangan, phisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukan cara dan menunjukan sumber daya-sumber daya tersebut untuk mencapai efektivitas paling tinggi.

ü  Pengarahan

Fungsi pengarahan selalu berkaitan dengan perencanaan. Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber daya-sumber daya dan hubungan-hubungan yang di perlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan.

ü  Pengawasan

Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat, sehingga sering d sebut sebagai “kembar siam” dalam manajemen. Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif. Oleh karena itu, pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana. Tujuan setiap rencana adalah untuk membantu sumber daya dalam kontribusinya secara positif terhadap pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.

2.3 Tipe-Tipe Perencanaan

Pengklasifikasian perencanaan telah banyak dilakukan oleh para ahli. Apapun bentuk pengklasifikasian itu, perencanaan jelas saling terkait antara satu jenis perencanaan lainya.beberapa tipe-tipe perencanaan yang dimaksud Perencanaan berdasarkan jangkauan dibagi menjadi dua, yaitu:

• Rencana strategic adalah rencana yang diterapakan pada organisasi secara keseluruhan dan mnetapkan tujuan keseluruhan oraganisasi. Rencana strategis dapat dipandang sebagai rencana secara umum yang menggambarkan pengalokasian sumber daya, prioritas, dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis.
• Rencana operasional adalah rencana yang meliputi area operasional tertentu dari sebuah organisasi.

v  Perencanaan berdasarkan kerangka waktu terbagi menjadi dua yaitu:

• Rencana jangka panjang adalah rencna yang mempunyai jangka waktu lebih dari 3 tahun.
• Rencana jangka pendek adalah rencana yang berjangka waktu kurang dari 1 tahun.

v  Perencanaan berdasarkan spesifisitas terdari dari dua yaitu:

• Rencana spesific adalah rencana yang didefinisikan secara jelas dan tidak memberikan ruang bagi interpretasi.
• Rencana fleksibel yang menentukan panduan umum, memberikan fokus tetapi tidak membatasi manajer padaa tujuan spesifikasi atau serangkaian tindakan.

v  Perencanaan berdasarkan frekuensi penggunaan , dibagi menjadi dua yaitu:

• Rencana sekali pakai adalah rencana satu kali yang secara spesific didisain untuk memenuhi kebutuhan dalam situasi yang unik.
• Rencana siaga adalah rencana berkelanjutan yang memberikan panduan untuk aktivitas yang dilakukan 

2.4  Proses Penyusunan Perencanaan

Perencanaan sebagai suatu proses merupakan suatu cara yang sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan. Dalam perencanaan terkandung suatu aktivitas tertentu yang saling terkait untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Proses penyusunan perencanaan itu terdiri dari:

1. Merumuskan misi dan tujuan
2. Memahami keadaan saat ini
3. Mempertimbangkan faktor pendukung dan penghambat tercapainya tujuan
4. Menyusun rencana kegiatan untuk mencapai tujuan 

2.5  Pendekatan Dalam Perencanaan

Terdapat berbagai macam pendekatan-pendekatan yang dapat dipergunakan dalam proses penyusunan perencanaan. Pendekatan tersebut diantaranya adalah:

1.  Pendekatan perncanaan Inside – out Dan perencanaan outside – in.

2.  Pendekatan perencanaan Top – Down dan perencanaan bottom – up.

3.  Pendekatan perncanaan contingency

2.6 Perbedaan Tujuan Dan Rencana

Perencanaan sering disebut fungsi manajemen yang utama karena menentukan dasar untuk semua hal lainnya yang dilakukan para manajer ketika mengelola,memimpin,dan mengendalikan.perencanaan melibatkan dua aspek penting yaitu,tujuan dan rencana.

Tujuan adalah hasil yang diingankan atau target.hal itu memandu keputusan manajemen dan membentuk kriteria terhadap hasil kerja yang diukur.karena itulah tujuan sering disebut dasar perencanaan. Sedangkan, rencana adalah dokumen yang menentukan kerangka bagaimana tujuan itu akan terpenuhi. Jenis-Jenis Tujuan : Tujuan yang dinyatakan adalah pernyataan resmi tentang apa yang dikatakan organisasi dsn yang ingin diyakini para pemangku kepentiingan tentang tujuannya. Tujuan riil adalah tujuan yang secara aktual dikejar oleh organisasi,seperti yang di definisikan oleh tindakan para anggotanya.

2.7  Masalah Kontemporer Dalam Perencanaan

Perencanaan formal organisasi telah menjadi populer pada tahun 1960 an dan sebagaian besar masih populer hingga dewasa ini.Masuk akal bagi sebuah organisasi untuk menetapkan target dan beberapa arahan.tetapi kita telah menentang beberapa asumsi dasar perencanaan :

1. Perencanaan dapat menyebabkan kekakuan.

Perencanaan formal dapat mengunci organisasi ke tujuan spesifik yang akan dicapai dalam jangka waktu tertentu.

2. Rencana tidak dapat dikembangkan untuk lingkungan yang dinamis.

Lingkungan bisnis saat ini sering kali bersifat acak dan tidak dapat diprediksi. Mengelola pada kondisi seperti ini akan membutuhkan fleksibiltas dan hal itu dapat berarti tidak terikat pada rencana formal.

3. Rencana formal tidak dapat mengganti intuisi dan kreatifias.

Organisasi sering kali mengalami kesuksesan karena visi inovatif sesorang dan usaha perencanaan mungkin menghalangi visi seperti itu.

4. Perencanaan memfokuskan perhatian manajer pada persaingan dewasa ini,bukan kemampuan bertahan hidup esok.

Perencanaan formal mempunyai kecendurungan untuk berfokus pada bagaimana mengkapitalisasi peluang bisnis yang ada dalam sebuah industri, tetapi tidak memungkinkan manajer untuk mempertimbangkan penciptaan atau penciptaan-ulang sebuah industri.konsekuensinya, rencana formal dapat menghasilkan kesalahan yang mahal pada saat kompetitor lain mengambil alih pimpinan.

5. Perencanaan formal memeperkuat kesuksesan,yang dapat menimbulkan kesalahan.

Kesuksesan dapat melahirkan kegagalan dalm melahirkan kegagalan dalam lingkungan yang tidak pasti.sulit untuk mengubah rencana yang telah terbukti di masa lalu. Rencana yang berhasil dapat memberikan perasaan yang palsu tentang keamanan, yang mempertebal keercayaan diri atas rencana formal ketimbang yang dijaminkan.

6. Hanya perencanaan belumlah cukup

Tidak cukup bagi manajer cukup hanya merencanakan. Anda harus mencanangkan rencana ke dalam gerakan dan melakukannya.

2.8 Perencanaan Yang Efektif Dalam Lingkungan Dinamis

Lingkungan eksternal berubah terus-menerus. Sebagai contoh, WiFi telah merevolusi semua jenis industri, mulai dari penerbangan hingga manufaktur mobil ke manufaktur mobil ke super market. Perusahaan menggunakan internet untuk desain produk yang diinginkan pelanggan. Jumlah yang di belanjakan untuk makan di luar ketimbang memasak rumah diperkirakan akan turun. Harga minyak mentah telah mencapai rekor tertingginya. Dan para ahli percaya bahwa China dan India akan mentransformasikan perokonomian global pada abad dua puluh satu. Bagaimana manajer merencanakan secara efektif apabila lingkungan eksternal berubah terus-menerus?. Dalam lingkungan yang tidak pasti, manajer harus mengembangkan rencana yang spesifik tetapi fleksibel. Walaupun hal ini mungkin terlihat bertolak belakang, namun rencana membutuhkan spesifikasi. Rencana berfungsi sebagai peta jalan, walaupun tujuannya dapat berubah karena kondisi pasar yang dinamis. Manajer harus siap untuk mengubah arah apabila kondisi lingkungan mengharuskannya.

2.9 Hambatan dalam Penetapan Tujuan dan Perencanan dan Cara Mengatasinya

1. Hambatan dalam Penetapan Tujuan dan Perencanaan

Efektifitas penting bagi seorang manajer, seringkali dalam pengembangan perencanaan yang efektif manajer mengalami hambatan – hambatan. Terdapat dua hambatan utama dalam pengembangan rencana yang efektif, yaitu :

• Penolakan dari dalam diri perncanaan terhadap penetapan tujuan dan pembuatan rencana untuk mencapainya.

David A. Kolb dan kawan – kawan mengemukakan beberapa alasan mengapa manajer ragu – raguatau seringkali gagal dalam menetapakan tujuan organisasi

a.)    Keengganan melepaskan tujuan alternatif

b.)    Ketakutan akan kegagalan

c.)    Minimnya pengetahuan tentang organisasi

d.)    Minimnya pengetahuan tentang lingkungan

e.)    Kurangnya percaya diri

• Keengganan yang lazim dari para anggota organisasi untuk menerima rencana karena perubahan yang akan ditimbulkan.

Terdapat tiga alasan mengapa anggota organisasi dapat menolak perubahan – perubahan yang akan terjadi.

a.)    Ketidakpastian mengenai sebab dan akibat dari perubahan

b.)    Kengganan untuk melepaskan keuntungan yang ada

c.)    Kesadaran akan kelemahan dalam perubahan yang diusulkan 

B. Mengatasi Hambatan dalam Penetapan Tujuan dan Perncanaan

1. Pemahaman Maksud Tujuan dan Rencana

Salah satu cara terbaik untuk memperlancar penetapan tujuan dan proses perencanaan adalah dengan maksud dasarnya. Manajer seharusnya juga mengetahui bahwa terdapat keterbatasan pada efektivitas penetapan tujuan dan pembuatan rencana.

Dan penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif tidak selalu memastikan keberhasilan, penyesuaian dan pengecualian diharapkan dari waktu ke waktu.

2.      Komunikasi dan Partisipasi

Meskipun mungkin dibuat pada tingkat tinggi, tujuan dan rencana tersebut harus dikomunikasikan kepada pihak yang lain dalam organisasi. Setiap orang yang terlibat dalam proses perencanaan seharusnya tahu landasan apa yang mendasari strategi fungsional, dan bagaimana strategi-strategi tersebut diintegrasikan dan dikoordinasikan. Orang-orang yang bertanggung jawab untuk mencapai tujuan dan mengimplementasikan  rencana harus didengar pendapatnya dalam mengembangkan strategi tersebut. Setiap orang hampir selalu memiliki informasi yang berharga untuk disumbangkan / dan karena mereka yang akan mengimplementasikan rencana / keterlibatan mereka sangat penting orang biasanya lebih berkomitmen pada rencana yang pembentukannya mereka bantu .bahkan ketika suatu organisasi agar bersifat sentralistis atau menggunakan staf perencanaan, manajer dari berbagai tingkan dalam organisasi seharusnya dilibatkan dalam proses perencanaan.

3.      Konsistensi /revisi /dan pembaruan

Tujuan seharusnya konsisten baik secara horizontal maupun secara vertikal .konsistensi horizotal berarti bahwa tujan  seharusnya konsisten diseluru organisasi / dari satu departemen ke departemen lainnya. Konsistensi  vertikal  berarti bahwa tujuan  seharusnya konsisten  dari atas hingga ke bawah   organisasi : tujuan stategis, taktis, dan operasional harus selaras. Karena penetapan tujuan dan perencanaan merupakan proses yang dinamis, tujuan dan perencanaan juga harus direvisi dan diperbarui secara berkala. Banyak organisasi melihat perlunya merevisi dan memperbarui dengan frekuensi yang semakin sering.

4.      Sistem Penghargaan yang Efektif

Secara umum, orang seharusnya diberi penghargaan baik karena menetapkan tujuan dan rencana yang efektif, maupun karena berhasil mencapainya. Karena kegagalan terkadang berasal dari faktor-faktor di luar pengendalian manajemen, orang seharusnya dipastikan bahwa kegagalan dalam mencapai tujuan tidak akan selalu memiliki konsekuensi hukuman.

BAB III

PENUTUP

3.1  Kesimpulan

Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis. Dalam perencanaan terdiri dari macam-macam perencanaan, yaitu Perencanaan berdasarkan jangkauan, Perencanaan berdasarkan kerangka waktu, Perencanaan berdasarkan spesifisitas, Perencanaan berdasarkan frekuensi penggunaan. Suatu perencanaan juga terdapat berbagai hambatan dalam penetapan tujuan. Hambatan tersebut antara lain tujuan yang tidak tepat, sistem penghargaan yang tidak tepat, penolakan terhadap perubahan dan keterbatasan.

3.2 Saran

Sebaiknya dalam mengambil keputusan dan tindakan dalam berbagai bentuk organisasi menggunakan proses dasar manajemen berupa perencanaan. Dalam sebuah prencanaan perlu memperhatikan sifat rencana yang baik untuk mencapai hasil yang diinginkan.

DAFTAR PUSTAKA

Amirullah, Rindyah Hanafi, Pengantar Manajemen. Graha Ilmu, Yogyakarta, 2002.

Drucker Peter F. Pengantar Manajemen. Jaya Pirusa, Jakarta, 1982

Gibson, Donnelly, Ivancevich, manajemen edisi kesembilan, Airlangga, Jakarta, 1997.

Griffin, Manajemen. Airlangga, Jakarta, 2004.

L. Daft Richard, Manajemen. Edisi enam, Salemba empat, Jakarta, 2006.